学校同窓会業務を一括代行するコンサルティング企業。 株式会社同窓会事務局®

 

会報誌発行

同窓会の活性化を図るためには、同窓会報の発行は重要な活動の一つです。 会報は現在の同窓会や母校の情報を会員にリアルタイムに伝え、同窓会の意識付けを行うことができる有効なコミュニケーションツールだからです。また、総会案内や会費・募金徴収などに際しても非常に役に立ちます。


 
  • 会員情報の調査と掌握

    弊社独自のコンピュータ調査を行います。
    また、会報には不明者リストを記述することにより、他会員への調査協力を求めます

    会員は、郵便番号・電話番号・住所などの基本情報を元に最新のデータベースとして保存されます。
    コンピュータオートコールという特殊な操作で、相手側に着信履歴を残さず、現在使われていない電話番号や変更届けを検出し、電話番号を自動的に更新します。
    会報には同期会員の不明者リストを同封します。
    不明者を1人でも減らすことを目的とし、協力を求めます。 同窓会名でのフリーダイヤルの受付、24時間対応のフリーFAX・Eメールなど、複数の受付体制により多くの情報を収集します。
    不明者リストの裏面が情報記入専用ファックス用紙となっており、お送りいただいたFAXはすべて電子データとして保存されます。
    封筒表紙を訂正用のFAX用紙にすることも可能です。
     
     
     

  • 活動資金の捻出

    増え続ける会員数に対し、新会員の終身会費や入会金だけでは会報全員発送業務を続ける事は不可能です。
    会員有志より会報協力金として、寄付を集めることにより永続的な会報の発行を可能とします。
    また、入金率向上の為のノウハウをご提供致します。

    会員の皆様に喜ばれる会報誌を制作することが、入金率向上に直結しますので、専門スタッフによる編集からお手伝いします。
    振込用紙には振込口座などの記入項目がすべて印字されています。
    送金者の手間が省け入金率が確実に向上します。 郵便局に加えコンビニ振込を併用することにより、終日24時間の振込が可能となります。
    会報発送には専用のA4版透明封筒を使用します。
    その為、折らずに発送ができ、しかも会報であることを一目で確認できます。
    封筒表紙は毎号ごとに作成しますので、テーマに合わせた封筒を作成できます。
    過去の寄付金者へお礼状として個別に寄付金額や入金日などを印字することにより、リピート入金を促進します。

  • 個人情報保護

    当社で、取り扱うコンピュータ情報は個人を確定する最も重要で基本的な情報です。
    情報の破壊、漏洩の被害は計り知れません。
    そこで当社では、同窓会会員データの取り扱いや保護について法令を遵守することにとどまらず、独自のセキュリティーシステムを構築し、お預かりしたデータの安全管理に努めております。
    下記の業務についてはすべて同窓会事務局代行費用に含まれていますので、別途費用は一切発生しません。

    2006年4月7日、日本で初めて同窓会事務局代行業としてプライバシーマーク(JISQ15001)の認定を受けました。
    万が一の損害賠償に備えてお預かりしたデータはすべて個人情報漏洩保険に加入致します。(2007年4月現在160万件加入) 不測の天災や災害でのデータ消失に備えて日本全国4箇所の銀行系貸金庫にバックアップを取っております。
    個人情報保護に関する会員様からの問い合わせ質問等にもフリーダイヤルにて専門家が対応致します。
    法令を遵守した同窓会での個人情報の取り扱いについてのマニュアル『同窓会と個人情報』を提供しております。
    同窓会での個人情報保護の運用や具体的な方法までお任せください。

  • コストダウン

    同窓会の財源を1円の無駄も無く有効活用する為に、コスト管理を永遠のテーマとして実務対応しております。
    『より安くより高品質』をテーマに様々な取り組みと工夫を行っております。

    年間100万通の大口割引を個別の同窓会へ還元しておりますので、大幅な送料割引が可能です。
    透明封筒や振込用紙などは、汎用型大量生産により格安で提供でき、発送実数が請求数となり端数の無駄が出ません。
    東京本社を最小限の人数とし、情報処理センターや印刷工場などを地方に設置することにより地代家賃のコスト削減しております。
    無借金経営により金利負担など無駄な経費を削減しております。
    電話調査オペレータに高齢者を2交代勤務とし人件費の削減を実現しました。
    私服勤務や自転車通勤を基本として、従業員の出社経費を削減しております。
    原材料等の仕入れはすべて入札制度にて原価管理を行っております。


会報誌作成の流れ

  • 打ち合わせ
  • お客様へ原稿依頼
  • 入稿
  • レイアウト
  • 編集・校正
  • 印刷
  • 封入・発送
  • 発送後のフォロー
  • 会報誌発行のメリット

    • 最低年1回の会報を定期発行することにより、クラス会やOB会の様子を伝えることができ、会員相互の親睦が図れます。
    • 役員会の決定事項や問題点を報告することで、全員参加型の同窓会への認識が深まります。
    • 総会開催などを会報で通知できるため、確実に会員に伝わり、より多くの参加者が期待できます。
    • 会報に総会やイベントなどの出欠ハガキを同封すれば、事前に参加者が把握でき、無駄な経費の削減ができます。
    • 会報に不明者リストを同封することにより、広く会員から情報収集ができます。
    • 住所変更届出ハガキを同封すれば、つねに新しい転居先新住所の情報を得ることができます。
  • 当社は会報誌作成から会費徴収まで一括して代行します。

    • 会報の編集・印刷、振込用紙印刷、封筒印刷、宛名出力、折り、封入、発送まで一括代行が可能です。
    • 全国で作成している会報を参考資料としてご覧いただけます。
    • 会報発行時に振込用紙を同封し、会報協力金として1口2000円の寄付を募り、それを会報費用に充当します。
    • 振込用紙に直接宛名を出力することにより入金率がアップします。
    • 郵便局発送の他にクロネコメール便の発送など様々な方法で対応できます。発送方法によっては発送費の減額ができます。最高20%まで割引も可能。
    • 会報協力金が予定募金額に満たない場合でも、その差額は当社が負担しますので、当初の予算を超える心配はありません。
    • 協力金納入者を管理して、翌年の会報に「芳名録」あるいは「一覧表」を掲載することも可能です。

 

発送利用例

(会報誌・変更通知・振込用紙の3点封入)

  • 印刷
  • 変更連絡ハガキ
  • 振込用紙
  • 窓あき洋封筒
  • 宛名出力
  • 振込用紙への宛名出力
  • 折り
  • 振込用紙
  • 会報封入
  • 封緘
  • 発送

 

 
ページ上部へ