弊社独自のコンピュータ調査を行います。
また、会報には不明者リストを記述することにより、他会員への調査協力を求めます

会員は、郵便番号・電話番号・住所などの基本情報を元に最新のデータベースとして保存されます。
コンピュータオートコールという特殊な操作で、相手側に着信履歴を残さず、現在使われていない電話番号や変更届けを検出し、電話番号を自動的に更新します。
会報には同期会員の不明者リストを同封します。
不明者を1人でも減らすことを目的とし、協力を求めます。 同窓会名でのフリーダイヤルの受付、24時間対応のフリーFAX・Eメールなど、複数の受付体制により多くの情報を収集します。
不明者リストの裏面が情報記入専用ファックス用紙となっており、お送りいただいたFAXはすべて電子データとして保存されます。
封筒表紙を訂正用のFAX用紙にすることも可能です。
 
 
 

当社で、取り扱うコンピュータ情報は個人を確定する最も重要で基本的な情報です。
情報の破壊、漏洩の被害は計り知れません。
そこで当社では、同窓会会員データの取り扱いや保護について法令を遵守することにとどまらず、独自のセキュリティーシステムを構築し、お預かりしたデータの安全管理に努めております。
下記の業務についてはすべて同窓会事務局代行費用に含まれていますので、別途費用は一切発生しません。

2006年4月7日、日本で初めて同窓会事務局代行業としてプライバシーマーク（JISQ15001）の認定を受けました。
万が一の損害賠償に備えてお預かりしたデータはすべて個人情報漏洩保険に加入致します。（2007年4月現在160万件加入） 不測の天災や災害でのデータ消失に備えて日本全国4箇所の銀行系貸金庫にバックアップを取っております。
個人情報保護に関する会員様からの問い合わせ質問等にもフリーダイヤルにて専門家が対応致します。
法令を遵守した同窓会での個人情報の取り扱いについてのマニュアル『同窓会と個人情報』を提供しております。
同窓会での個人情報保護の運用や具体的な方法までお任せください。

• 最低年1回の会報を定期発行することにより、クラス会やOB会の様子を伝えることができ、会員相互の親睦が図れます。
• 役員会の決定事項や問題点を報告することで、全員参加型の同窓会への認識が深まります。
• 総会開催などを会報で通知できるため、確実に会員に伝わり、より多くの参加者が期待できます。
• 会報に総会やイベントなどの出欠ハガキを同封すれば、事前に参加者が把握でき、無駄な経費の削減ができます。
• 会報に不明者リストを同封することにより、広く会員から情報収集ができます。
• 住所変更届出ハガキを同封すれば、つねに新しい転居先新住所の情報を得ることができます。

• 会報の編集・印刷、振込用紙印刷、封筒印刷、宛名出力、折り、封入、発送まで一括代行が可能です。
• 全国で作成している会報を参考資料としてご覧いただけます。
• 会報発行時に振込用紙を同封し、会報協力金として1口2000円の寄付を募り、それを会報費用に充当します。
• 振込用紙に直接宛名を出力することにより入金率がアップします。
• 郵便局発送の他にクロネコメール便の発送など様々な方法で対応できます。発送方法によっては発送費の減額ができます。最高20%まで割引も可能。
• 会報協力金が予定募金額に満たない場合でも、その差額は当社が負担しますので、当初の予算を超える心配はありません。
• 協力金納入者を管理して、翌年の会報に「芳名録」あるいは「一覧表」を掲載することも可能です。